Povinnosť elektronicky zasielať mesačné výkazy do Sociálnej poisťovne ako aj ďalšie dokumenty (ELDP, registračné listy…), je širokej verjnosti určite známa. V tomto článku bližšie priblížime situácie, ktoré môžu nastať v prípade zmeny osoby, ktorá je poverená elektronicky dokumenty do Sociálnej poisťovne zasielať.
Zamestnávateľ (konateľ spoločnosti) poveruje svojich zamestnancov (najčastejšie účtovníčku), aby v mene spoločnosti elektronicky komunikovala so Sociálnou poisťovňou. K tomu je však potrebné, aby zamestnávateľ požiadal pobočku Sociálnej poisťovne o pridelenie prístupových práv a vystavenie GRID karty, pričom v praxi môžu nastať tieto prípady:
1/ ak chce konateľ (zamestnávateľ) vydať GRID kartu na seba s prístupmi pre spoločnosť, môže tak spraviť osobne v ktorejkoľvek pobočke Sociálnej poisťovne (ďalej len SP),
2/ ak chce zamestnávateľ odobrať prístupy, napr. účtovníčke z dôvodu zmeny jej zamestnania, je povinný písomne požiadať pobočku SP, ktorá grid kartu vydala, o odobratie prístupu tejto osobe,
3/ nová poverená účtovníčka môže aj sama osobne požiadať o nový prístup a pridelenie GRID karty, k tomuto úkonu bude však potrebovať predložiť aj úradne overené splnomocnenie od konateľa spoločnosti (zamestnávateľa),
4/ aj zamestnávateľ môže sám vybaviť prístup pre novú poverenú osobu (účtovníčku), aj on však je povinný doložiť úradne overené splnomocnenie od tejto osoby, aby bolo zrejmé, že s týmto úkonom dotyčná osoba súhlasí,
5/ o odobratie prístupových práv môže požiadať aj sama účtovníčka, tu si treba dať pozor na to, aby zamestnávateľ stihol určiť novú splnomocnenú osobu, ktorej zároveň vybaví prístupové práva v SP pre elektronické zasielanie dokumentov,
6/ ak sa na pobočku SP dostavia osobne konateľ spoločnosti aj účtovníčka ako poverená osoba pre elektronické zasielanie dokumentov, plná moc sa overí priamo na mieste, t.j. nie je potrebné predkladať úradne overené splnomocnenie.
Záverom len spomenieme, že GRID karta je vydávaná pobočkou SP priamo na konkrétne meno zamestnanca, jeho rodné číslo a teda je výlučným vlastníctvom tejto fyzickej osoby, nie je vlastníctvom zamestnávateľa ako odvádzateľa poistného.
