Archivácia účtovných dokladov v digitálnej podobe.
Ako uchovávať listinné originály dokladov, či už v papierovej podobe alebo elektronickej, po akú dlhú dobu?…
to sú tie najčastejšie otázky, ktoré riešia podnikateľské subjekty, účtovné jednotky.
Od roku 2022 bola v podmienkach Slovenskej republiky zavedená možnosť viesť účtovníctvo elektronicky.
V tejto súvislosti vznikli nové otázky a síce, ako viesť a uchovávať elektronické účtovné doklady?
Finančné riaditeľstvo Slovenskej republiky preto vypracovalo materiál, v ktorom informuje účtovné jednotky a širokú verejnosť o elektronizácii účtovníctva.
V tomto materiáli sa dozviete ako transformovať dokumenty z listinnej podoby do elektronickej, okrem zaručenej konverzie aj skenovaním.
Zmeny v elektronickom účtovníctve nastali tiež v podpisových záznamoch a v predakontácii na dokladoch.
Účtovné dokumenty je možné uchovávať týmto spôsobom:
- priamo v účtovnom programe (k účtovnému prípadu sa priamo pripojí elektronický doklad napríklad v pdf formáte)
- v cloude
- na externých diskoch
- prípadne môžu účtovné jednotky využiť služby externých spoločností.
Lehota na povinnú archiváciu účtovných dokladov sa nezmenila.
Je to 10 rokov, nasledujúceho po roku, ktorého sa účtovné doklady týkajú.
Uchovávanie účtovných dokladov sa vzťahuje aj na dedičov (v prípade úmrtia podnikateľského subjektu).
Ak účtovná jednotka zabezpečí prevod (transformáciu) účtovných dokladov z papierovej podoby do elektronickej, nemusí tieto doklady ďalej archivovať v papierovej podobe, môže ich skartovať.
Výnimku tvoria zmluvy na právne účely, ako aj celá mzdová agenda, tu platí, že je potrebné archivovať dokumenty aj v listinnej podobe.
